PMO – עידן ה-"גאנטולוגים" חלף

האם אתם תוהים מהי חשיבותו של ליווי PMO ומדוע תפקידו הוא קריטי להצלחה של פרויקטים? אני רוצה לספר לכם מדוע דווקא בזמנים של היום כל כך חשוב להעסיק PMO, מהו הערך שלו לחברה וכיצד הוא יכול לקצר תהליכים, לחסוך כסף ולסייע לחברה לעמוד ביעדים שהציבה לעצמה.

כיועצת לניהול פרויקטים למעלה מחמש עשרה שנה, אני כל הזמן בוחנת את התחום ואת השינויים המתחוללים בו. אני בודקת אצל הלקוחות אם העבודה שנעשית על ידי PMO אכן מביאה תועלת או שהליווי עם הזמן הופך להיות תהליך תקורה שלא מצדיקה את עצמה.

מהות העבודה של PMO

ל-PMO יש את הכישורים ואת הידע כיצד לנהל פרויקטים בצורה שיטתית. מנהל הפרויקט, לעומת זאת, הוא בדרך כלל איש מקצוע שמוביל את צוות הפרויקט ופותר בעיות. לרוב חסר לו הידע כיצד לבצע תהליך של תכנון ובקרה מסודר, שפועל בהתאם למטרות שהוצבו. וגם כשהוא יודע לבצע את התהליכים הללו לפעמים פשוט אין לו זמן! הפרויקט מורכב, לוח הזמנים צפוף ועליו לפתור בעיות מקצועיות דחופות.

לא פחות חשוב, בניגוד למנהל הפרויקט, PMO לא חושש מזה שהפרויקט לא יצליח. הוא רוצה כמובן שיצליח אבל לא מפחד מכישלון. מנהל הפרויקט מחויב להנהלה הבכירה, מושפע מהיבטים אישיים בתקשורת הארגונית ולפעמים חושש להניע תהליכים. PMO לעומת זאת, מושפע פחות מכעסים, מהתנגדויות או מחוסר הבנות. האינטרס המרכזי שלו הוא להציג לגורמים הרלבנטיים תמונה אמיתית, מקצועית וברורה, גם אם אינה אופטימית. כך הם יוכלו לקבל את ההחלטות הנכונות.

תכונות חשובות ל-PMO בימינו

אם חשבתם שכל PMO יכול לבצע ליווי פרויקט זה לא מדויק. כיום התחרות גבוהה, הדרישות מורכבות, לוחות הזמנים צפופים וכדי שפרויקט יצליח צריך PMO עם תכונות חשובות וניסיון מתאים:

להיות מנהל פרויקט בעצמו  – כיום פרויקטים עוד יותר מורכבים טכנולוגית ועוד יותר לחוצים. ה- PMOלא יכול להיות רק "גאנטולוג" אלא עליו להיות בעל ניסיון כמנהל פרויקט בעצמו. אם לא היה מנהל פרויקטים בעברו, הליווי שלו יתמקד בנישה צרה והוא לא יוכל לראות את התמונה בכללותה.

להיות בעל ידע – על PMO כיום להיות בעל מתודולוגיות וכלים שונים ומגוונים לניהול פרויקטים. המציאות משתנה כל הזמן ויש להתאים את תהליך הליווי ולהתאים אותו לחברה. לכן על PMO מקצועי להיות גמיש, בעל ידע נרחב וגם לדעת כיצד להטמיע שינויים בתהליכים פעילים.

להיות Coacher – על PMO כיום להיות מעין קואצ'ר למנהל פרויקט. מנהל פרויקט נתקל בסיטואציות שבהן עליו לצאת מאזור הנוחות שלו, בין אם מדובר בהתנגשות מול גומרים מגוונים, אי עמידה ביעדים או דרישות מההנהלה. לא פשוט לבצע זאת לבד וגם קשה לפעמים לראות את הפעולות הנדרשות כדי לקדם את הפרויקט. PMO רואה את הדברים מהצד ומסייע למנהל הפרויקט לזהות תהליכים ובעיות בזמן. כמו כן PMO יכול לכוון אותו למי לפנות, בין אם מדובר בעובדים עצמם ובין אם מדובר בפנייה להנהלה הבכירה.

מדוע מומלץ לקחת PMO חיצוני כOutsource-

לפעמים אתם תוהים מדוע לשכור שירותי חברת PMO חיצונית אם אפשר להעסיק PMO פנימי כעובד חברה? יש כמה שיקולים קריטיים העומדים לטובת העסקת PMO
כ-Outsource:

PMO חיצוני חופשי מאילוצים פנימיים – משום שהוא לא עובד חברה, PMO חיצוני לא חושש מהאוטוריטות שהוא עובד מולם, כולל חברי הנהלה בכירה ואף המנכ"ל. יש מקרים שבהם PMO שכיר עובד החברה, יימנע לחשוף בעיות או לפנות להנהלה בשל שיקולים שלא קשורים לפרויקט עצמו.

התבוננות רעננה – PMO חיצוני הוא בעל הסתכלות טרייה ואובייקטיבית. הוא יכול לראות את האמת בצורה נקייה וברורה, גם אם אינה טובה לחברה עצמה. הוא לא מתחשב במה שמקובל בחברה או מה מצופה מעובד פנימי, אלא מחדד את הסוגיות שנוגעות לפרויקט עצמו.

בעל ניסיון – PMO חיצוני הוא בעל ניסיון בליווי פרויקטים במקומות שונים ובכך הוא מביא עמו ידע שאין ל-PMO פנימי, שעובד רק בחברה עצמו. נוסף על כך, PMO חיצוני מביא את הניסיון, הייעוץ והידע של כלל עובדי PMO בחברה שלו, מה שתורם לליווי מבחינה מקצועית.

העסקת PMO לא מנבאת שארגון יצליח להשתפר באופן אוטומטי. צריכים להתרחש כמה דברים במקביל כדי שהתפקיד יהיה מוצלח וישיג את המטרות שהצבתם לעצמכם כשהחלטתם על ליווי של PMO. אם אתם לא רואים שיפור משמעותי בניהול פרויקטים בחברה, אם הפרויקט שלכם תקוע ואתם נתקלים בבעיות של השגת יעדים, הנעת עובדים ועוד, אפשר לקבוע אתנו פגישה.

רימה שלמן

מנכ"ל אפקטיב פי.מ.

rimma.shalman@EffectiV-PM.com
www.EffectiV-PM.com